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Radar des Obligations
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Que vous démarriez votre activité de formateur ou que vous souhaitiez la structurer, ce radar couvre l'ensemble des obligations légales, des bonnes pratiques documentaires et des exigences qualité attendues par les financeurs.

Note sur Qualiopi : La certification Qualiopi est mentionnée dans ce radar à titre informatif — comme prérequis aux financements publics (CPF, OPCO, Pôle Emploi, Région). Ariès ARF ne propose pas d'accompagnement à l'obtention de Qualiopi. Pour cette démarche, rapprochez-vous d'un organisme certificateur agréé (AFNOR, Bureau Veritas, SGS…) via qualite-formation.fr.
Obligation légale stricte — sanction en cas de manquement
Fortement recommandé — risque élevé sans mise en place
Bonne pratique — qualité et professionnalisme
Lancement de l'activité
Structure juridique avec SIRET actif
Toute activité de formation professionnelle continue nécessite un SIRET actif avant de démarrer. Auto-entrepreneur, SARL, SAS ou association — le statut conditionne vos obligations fiscales et votre accès aux financements.
Statut · Juridique
Déclaration d'activité auprès de la DREETS
Obligatoire dans les 3 mois suivant la première action de formation (CERFA n°10782*05). Sans cette déclaration, vous exercez illégalement — amende jusqu'à 37 500 € et 2 ans d'emprisonnement (art. L6355-21 CT).
Légal · Formation
Obtention du Numéro de Déclaration d'Activité (NDA)
Délivré par la DREETS sous 30 jours en moyenne après le dépôt du dossier complet. Prérequis absolu à tout financement OPCO, CPF ou Pôle Emploi — sans NDA, aucune prise en charge n'est possible.
Légal · Financement
Compte bancaire dédié à l'activité de formation
Non obligatoire légalement mais fortement conseillé : il simplifie la tenue du Bilan Pédagogique et Financier (BPF), isole les flux formation des revenus personnels et facilite un éventuel contrôle URSSAF ou DREETS.
Finance · Organisation
RC Pro formateur souscrite
Non imposée par la loi mais attendue par de nombreux OPCO et donneurs d'ordre. Couvre votre responsabilité en cas de dommage causé à un apprenant, de litige sur le contenu ou de défaut de résultat allégué.
Assurance
Arborescence documentaire type mise en place
Dossier type par action (programme, convention, émargement, attestation, évaluations) organisé dès le départ. Un gain de temps considérable à mesure que le nombre d'actions augmente — et une protection en cas de contrôle.
Organisation
Par action de formation — à chaque fois
Accord de confidentialité (NDA) signé avant chaque action
Protège vos contenus pédagogiques, vos méthodes et les informations échangées. À signer avant tout échange substantiel avec le client — pas après la formation. Un formateur sans NDA livre sa propriété intellectuelle sans filet.
Juridique · Contrat
Convention de formation signée avant le démarrage
Obligatoire pour toute action de plus de 6 heures en B2B (art. L6353-2 CT). Doit comporter : objectifs, durée, modalités pédagogiques, prix et conditions d'annulation. Les OPCO la refusent si elle est incomplète.
Légal · Formation
Programme de formation formalisé avec mentions obligatoires
Doit comporter : public visé, prérequis, objectifs pédagogiques mesurables, contenu détaillé, modalités pédagogiques, évaluation. Annexé à la convention. Les OPCO rejettent les programmes vagues ou sans objectifs vérifiables.
Pédagogique · Légal
Feuilles d'émargement à chaque demi-journée
Signature du formateur ET des participants à chaque demi-journée — pas en fin de journée ni en fin de formation. Preuve de réalisation opposable lors d'un contrôle DREETS. Amende possible si absentes : jusqu'à 15 000 €.
Légal · Formation
Attestation de fin de formation remise à chaque apprenant
Obligatoire (art. L6353-1 CT). Doit mentionner : intitulé, durée, objectifs, résultats de l'évaluation et compétences attestées. C'est la preuve légale que la formation a été réalisée — elle engage votre responsabilité.
Légal · Formation
Évaluation des acquis à chaud en fin de formation
QCM, livrable, mise en situation ou grille d'observation — à adapter selon la nature de la formation. Attendue par les OPCO, indispensable pour l'attestation de résultats et la crédibilité de l'action.
Pédagogique · Qualité
Questionnaire de satisfaction à chaud remis en fin de session
Permet de mesurer la perception immédiate de la formation — contenu, méthodes, formateur, organisation. Résultats à archiver et analyser. Exigé par les OPCO et constitue un indicateur de qualité attendu des financeurs.
Qualité · Suivi
Questionnaire de positionnement avant la formation
Permet d'adapter le contenu au niveau réel des participants et de documenter le besoin identifié. Non obligatoire légalement mais attendu dans une démarche qualité — et très utile pour personnaliser l'action.
Pédagogique · Qualité
Documents structurels de l'OF
Règlement intérieur pédagogique rédigé
Obligatoire pour tout organisme de formation (art. L6352-3 CT). Encadre les droits et devoirs des stagiaires, les conditions d'accès, les règles de comportement et les modalités de réclamation. Doit être remis avant chaque formation.
Légal · Formation
Procédure de gestion des réclamations formalisée
Doit préciser les délais de traitement, l'interlocuteur dédié et les modalités de réponse. Sans procédure écrite, un litige client devient très difficile à gérer — et les OPCO l'exigent dans leurs cahiers des charges.
Qualité · Légal
Référent handicap désigné et accessible
Attendu par les financeurs et les OPCO. Doit être mentionné dans les programmes et sur vos supports de communication. Permet d'accueillir des personnes en situation de handicap et d'adapter les modalités si nécessaire.
Accessibilité · Légal
Procédure d'annulation et de report documentée
Délais, conditions de remboursement, modalités de report — à intégrer dans les CGV et la convention. Sans cadre écrit, les litiges sur annulation sont systématiquement tranchés en défaveur du prestataire.
Contractuel · Finance
Politique de confidentialité et mentions légales site/plaquette
Si vous avez un site web ou des supports de communication numériques : mentions légales, politique RGPD et informations sur le traitement des données des apprenants obligatoires. La CNIL peut contrôler les OF.
RGPD · Web
Conditions Générales de Vente de l'OF
Précisent les conditions financières, les responsabilités, la propriété intellectuelle des contenus et les modalités de règlement des litiges. En B2B, elles priment sur les CGV du client si elles sont remises en premier.
Juridique · Commercial
Suivi annuel — obligations récurrentes
Bilan Pédagogique et Financier (BPF) — avant le 30 avril
Obligatoire pour tout OF ayant réalisé au moins une action dans l'année. Déposé en ligne auprès de la DREETS avant le 30 avril. Son absence peut entraîner le retrait du NDA. Reprend toutes les actions réalisées, les publics formés et les financements perçus.
Légal · Reporting
Conservation des documents 5 ans minimum
Conventions, émargements, attestations, évaluations, BPF — à archiver 5 ans minimum. La DREETS peut demander communication de tout document relatif aux actions réalisées lors d'un contrôle administratif ou suite à un litige.
Légal · Admin
Mise à jour du règlement intérieur pédagogique
À réviser si vos offres évoluent, si vos modalités pédagogiques changent ou si la réglementation évolue. Un règlement obsolète peut être opposé à votre défaveur en cas de litige avec un apprenant ou un financeur.
Qualité · Légal
Évaluation à froid 30 à 60 jours après chaque action
Mesure le transfert réel des compétences en situation de travail. Attendue par les financeurs sérieux. Les résultats agrégés doivent alimenter vos indicateurs qualité publiés annuellement.
Qualité · Suivi
Veille réglementaire formation continue
Le cadre légal de la formation professionnelle évolue régulièrement (France Compétences, loi Avenir professionnel, modifications CPF…). Une veille documentée est attendue dans les démarches qualité et protège contre les erreurs de conformité.
Veille · Qualité
Plan de développement de vos propres compétences
Un formateur qui se forme est un formateur crédible. Un plan annuel documenté (formations suivies, lectures, conférences) est attendu dans les démarches qualité et renforce votre légitimité auprès des clients et financeurs.
Développement · Qualité
Accès aux financements
NDA valide — prérequis universel
Sans Numéro de Déclaration d'Activité, aucun financement public ou mutualisé n'est possible. OPCO, CPF, France Travail, Région — tous exigent le NDA avant d'instruire un dossier de prise en charge.
Financement · Légal
Référencement auprès des OPCO si clients-salariés
Pour accéder aux financements via le plan de développement des compétences de vos clients-employeurs, vous devez être référencé auprès de l'OPCO dont ils relèvent (Constructys, Akto, Opcommerce, Afdas, OCAPIAT…).
Financement · OPCO
Inscription sur Kairos (France Travail) si demandeurs d'emploi
Prérequis pour accéder aux financements France Travail (ex-Pôle Emploi). Dossier à déposer auprès de l'agence régionale. Délais variables selon les régions — à anticiper plusieurs mois à l'avance.
Financement · France Travail
Qualiopi — obligatoire pour les fonds publics (information)
Depuis janvier 2022, Qualiopi est obligatoire pour accéder au CPF, aux financements OPCO, à France Travail et aux Régions. Les formations auto-financées ou inter-entreprises sur fonds propres n'en ont pas besoin. Démarche à mener avec un organisme certificateur agréé — hors périmètre Ariès ARF.
Qualité · Information
Financement Conseil Régional si publics prioritaires
Les Régions financent des formations pour les demandeurs d'emploi, les personnes peu qualifiées et les secteurs en tension. Conditions variables selon les régions — se renseigner auprès du service formation de votre Région.
Financement · Région
Indicateurs de résultats publiés annuellement
Taux de satisfaction, taux de réussite aux évaluations, taux d'insertion ou d'évolution professionnelle — à collecter, analyser et publier. Exigé pour toute démarche qualité sérieuse et attendu des OPCO comme gage de fiabilité.
Qualité · Transparence
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