Boîte à outils · Organisme de formation
Vos outils formateur.
Du lancement à l'autonomie.
6 ressources pour créer votre OF, documenter vos actions de formation et connaître vos obligations : sans partir de zéro.
Avancement de votre conformité OF
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01
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Lancement · Étapes et délais de création d'un OF
Checklist création de votre organisme de formation : de la décision à la première action
Ce planning couvre les étapes incontournables pour lancer votre activité de formateur dans les règles. Suivez-le dans l'ordre · certaines étapes conditionnent les suivantes. Les délais sont indicatifs et peuvent varier selon les DREETS territoriales.
Avant tout
Choisir votre structure juridique
- Auto-entrepreneur (micro-entreprise) · la plus simple pour démarrer, mais limitée pour certains financements
- SARL / SAS · recommandée si vous avez plusieurs associés ou visez Qualiopi rapidement
- Association loi 1901 · si activité non lucrative ou subventionnée
- Quel que soit le statut, vous avez besoin d'un SIRET pour déposer votre déclaration d'activité
J+0 Déclaration
Déposer la déclaration d'activité (DREETS) : dans les 3 mois après la 1ère action
- Formulaire CERFA n°10782*05 à déposer auprès de la DREETS de votre région
- Pièces à joindre : programme d'une action de formation déjà réalisée + attestation de la première prestation
- Obtention du numéro de déclaration d'activité (NDA) sous 30 jours en moyenne
- Sans NDA, aucun financement OPCO ou CPF n'est possible
J+7 Documents
Rédiger vos documents obligatoires
- Règlement intérieur pédagogique (voir outil 02)
- Trame de convention de formation (voir outil 03)
- Trame de programme de formation (voir outil 04)
- Feuille d'émargement standardisée + attestation de fin de formation (voir outil 05)
- Accord de confidentialité à signer avec chaque client
J+30 OPCO
Référencement auprès des OPCO et financeurs
- Référencement sur Mon compte formation (CPF) : nécessite le NDA + Qualiopi ou certification RS/RNCP
- Contact des OPCO dont relèvent vos clients-cibles (Constructys, Akto, Opcommerce, Afdas…)
- Inscription sur Kairos (Pôle emploi / France Travail) si vous visez les demandeurs d'emploi
- Dossier Région si vous visez des financements formation régionaux
An 1 Qualiopi
Préparer la certification Qualiopi (si financement public)
- Obligatoire depuis janvier 2022 pour accéder aux fonds publics ou mutualisés (CPF, OPCO, Pôle emploi, Région)
- Réaliser une auto-évaluation sur les 7 critères et 32 indicateurs (voir outil 06)
- Choisir un organisme certificateur (AFNOR, Bureau Veritas, SGS…) : déposer votre dossier
- Audit sur site ou à distance : prévoir 6 à 12 mois de préparation minimale
Chaque année
Obligations annuelles
- Bilan pédagogique et financier (BPF) à déposer avant le 30 avril auprès de la DREETS
- Mise à jour du règlement intérieur pédagogique si vos offres évoluent
- Audit de surveillance Qualiopi tous les 18 mois (maintien de la certification)
- Revue documentaire : conventions types, programmes, feuilles d'émargement
⚠ Démarrage sans NDA = activité illicite : La déclaration d'activité doit être faite dans les 3 mois suivant la première action de formation. Ce n'est pas le moment de tergiverser : l'amende pour exercice illégal monte jusqu'à 37 500 € et inclut 2 ans d'emprisonnement (art. L6355-21 du Code du travail).
02
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Obligatoire · Dès la première action de formation
Trame règlement intérieur pédagogique · Structure complète
Le règlement intérieur pédagogique (RIP) est obligatoire pour tout OF. Il encadre les droits et devoirs des stagiaires, les règles de fonctionnement de vos formations et les modalités d'évaluation. Il doit être remis à chaque stagiaire avant le début de toute formation. Personnalisez chaque [crochet].
Article 1 · Objet et champ d'application
- Le présent règlement s'applique à toute personne participant à une action de formation organisée par [Nom de l'OF], sis [adresse], NDA [numéro]
- Il est remis à chaque participant avant le début de la formation et son application est obligatoire
Article 2 · Accès aux formations
- Conditions d'admission : [prérequis éventuels · niveau, expérience, matériel requis]
- L'inscription est confirmée par la signature de la convention de formation par les deux parties
- En cas d'annulation par le stagiaire : [délai et conditions de remboursement à préciser]
Article 3 · Déroulement des formations
- Chaque session fait l'objet d'une feuille d'émargement signée par les participants et le formateur à chaque demi-journée
- Tout retard ou absence doit être signalé au formateur avant le début de la session
- Les apprenants s'engagent à participer activement et à respecter la progression pédagogique définie
- En cas d'absences répétées non justifiées, [décrire les conséquences : non-délivrance de l'attestation, remboursement partiel…]
Article 4 · Règles de comportement
- Les participants s'engagent à respecter les autres membres du groupe et le formateur
- Sont interdits : tout comportement discriminatoire, toute forme de harcèlement, les enregistrements non autorisés des sessions
- Tout manquement grave peut entraîner l'exclusion du participant sans remboursement
Article 5 · Confidentialité et propriété intellectuelle
- Les supports de formation remis sont la propriété exclusive de [Nom de l'OF] : reproduction et diffusion interdites sans accord écrit
- Les participants s'engagent à ne pas divulguer les informations confidentielles partagées par les autres participants dans le cadre des formations
Article 6 · Évaluations et attestation
- Une évaluation des acquis est réalisée à l'issue de chaque action de formation : modalités précisées dans le programme
- Une attestation de fin de formation est remise à chaque participant ayant suivi l'intégralité de la formation
- En cas d'assiduité partielle, [préciser les conditions de délivrance de l'attestation]
Article 7 · Réclamations et litiges
- Toute réclamation doit être formulée par écrit à l'adresse [email] dans un délai de [15 jours] suivant la fin de la formation
- [Nom de l'OF] s'engage à répondre dans un délai de [10 jours ouvrés]
- En cas de litige non résolu, les parties pourront faire appel à [médiateur de la consommation / tribunal compétent]
Article 8 · Protection des données personnelles
- Les données collectées (nom, prénom, email, résultats d'évaluation) sont traitées conformément au RGPD
- Finalité : gestion administrative et pédagogique des formations
- Durée de conservation : 5 ans après la fin de la formation
- Droit d'accès, de rectification et de suppression : [email de contact]
Quand le remettre : Le règlement intérieur pédagogique doit être remis avant le début de toute action de formation : idéalement avec la convention de formation. Faites-le signer si possible (ou mentionner son acceptation dans la convention). Pour les formations en ligne, un clic « J'accepte » sur la plateforme suffit à condition qu'il soit daté et archivé.
03
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Contractuel · Obligatoire dès 6h de formation B2B
Trame convention de formation · Conforme aux exigences légales et OPCO
La convention de formation est un contrat entre votre OF et l'entreprise cliente (ou le particulier). Elle est obligatoire pour toute action de plus de 6 heures en B2B. Son contenu est encadré par l'article L6353-2 du Code du travail. Complétez chaque [crochet].
Identité des parties
- Organisme de formation : [Nom], [adresse], NDA [numéro], SIRET [numéro], représenté par [Cassandra Pannetier, gérante]
- Client : [Raison sociale], [adresse], [SIRET], représenté par [Nom, qualité]
Objet et caractéristiques de la formation
- Intitulé de l'action : [à compléter · reprendre l'intitulé exact du programme]
- Nature : [Action de formation / Bilan de compétences / Validation des acquis]
- Objectifs professionnels : [à la fin de la formation, le stagiaire sera capable de…]
- Programme : annexé à la présente convention
- Durée totale : [XX heures] · dont [présentiel / distanciel / blended]
- Modalités pédagogiques : [classe virtuelle / présentiel / e-learning / mixte]
- Modalités d'évaluation : [exercices pratiques / QCM / mise en situation / livrable final]
Participants et calendrier
- Nombre de stagiaires : [XX] · liste nominative jointe ou à fournir avant le démarrage
- Dates de formation : [dates ou à préciser · mention « selon planning transmis »]
- Lieu : [adresse / à distance via [plateforme] / chez le client]
- Formateur(rice) référent(e) : Cassandra Pannetier · [ou nom du formateur intervenant]
Tarif et modalités de règlement
- Prix total de la formation : [XX €] HT · [ou TTC si non assujetti à la TVA]
- TVA : [non applicable, art. 293B du CGI / taux applicable : X%]
- Modalités de paiement : [virement bancaire à réception de facture : délai de [30 jours]]
- Acompte : [XX% à la signature · solde à l'issue de la formation]
- En cas de retard de paiement : pénalités au taux légal en vigueur + indemnité forfaitaire de 40 €
Conditions de réalisation et d'annulation
- L'OF s'engage à réaliser la formation conformément au programme annexé et à remettre les supports prévus
- En cas d'annulation par le client moins de [5 jours ouvrés] avant le début de la formation : [XX% du prix est dû]
- En cas d'annulation pour force majeure (maladie justifiée du formateur, événement exceptionnel) : report proposé ou remboursement intégral
Mentions de fin de convention
- Prise en charge financière : [auto-financement / OPCO [nom] / CPF / Pôle emploi / autre]
- Un règlement intérieur pédagogique est remis aux stagiaires avec la présente convention
- La présente convention est établie en deux exemplaires originaux, un pour chaque partie
- Signatures : [Lieu, Date] · « Lu et approuvé » · signature + cachet si applicable
⚠ Sans convention, pas de financement : Les OPCO exigent systématiquement la convention de formation pour instruire les dossiers de prise en charge. Une convention incomplète (sans objectifs, sans durée précise, sans modalités d'évaluation) est équivalente à une absence de convention. Vérifiez chaque ligne avant signature.
04
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Pédagogique · Mentions obligatoires pour chaque action
Trame programme de formation · Structure légale et mentions obligatoires
Le programme de formation est une pièce annexe à la convention. Il doit comporter des mentions précises définies par le Code du travail : et encore plus si vous visez Qualiopi. Voici la structure complète à adapter pour chaque action.
Informations générales
- Intitulé de la formation : [à compléter]
- Public visé : [description des bénéficiaires · poste, niveau, secteur]
- Prérequis : [niveau de connaissance ou d'expérience exigé : ou « aucun »]
- Durée : [XX heures] réparties sur [XX jours/séances]
- Format : [présentiel / distanciel / mixte · préciser l'outil si distanciel]
- Effectif maximum : [XX participants] · minimum : [XX participants]
Objectifs pédagogiques (obligatoires · art. L6353-1)
- À l'issue de cette formation, les participants seront capables de :
- [Objectif 1 · formulé avec un verbe d'action mesurable : identifier / appliquer / construire / analyser…]
- [Objectif 2]
- [Objectif 3]
- Conseil : limitez-vous à 3-5 objectifs mesurables : « comprendre » n'est pas un objectif vérifiable
Contenu et déroulement pédagogique
- Module 1 · [Intitulé] (XX h) : [sous-thèmes abordés]
- Module 2 · [Intitulé] (XX h) : [sous-thèmes abordés]
- Module 3 · [Intitulé] (XX h) : [sous-thèmes abordés]
- Préciser la part de théorie vs pratique : les OPCO apprécient les ratios clairs (ex. 30% apports / 70% exercices)
Méthodes pédagogiques et moyens
- [Exposés magistraux / démonstrations / études de cas / mises en situation / travaux pratiques / e-learning]
- Supports remis aux participants : [support PDF / accès plateforme / livret / kit d'outils]
- Matériel requis côté participant : [ordinateur avec caméra / logiciel X / autre]
- Accessibilité : [modalités pour les personnes en situation de handicap : référent handicap à contacter]
Modalités d'évaluation (obligatoires · indicateur 9 Qualiopi)
- Évaluation des acquis : [QCM / livrable / mise en situation / grille d'observation] : en fin de formation
- Questionnaire de satisfaction à chaud : remis à chaque participant en fin de session
- Évaluation à froid : [enquête 30 à 60 jours après la formation : indicateur Qualiopi 10]
Formateur(rice) intervenant(e)
- Nom : [Cassandra Pannetier / ou nom de l'intervenant]
- Qualifications : [diplômes, certifications, années d'expérience terrain pertinents]
- Référence : [portfolio / LinkedIn / CV résumé en 2-3 lignes]
Obligation Qualiopi : Si vous visez la certification, vos programmes doivent explicitement indiquer les objectifs, les prérequis et les modalités d'évaluation : c'est l'indicateur 4 du référentiel. Les financeurs OPCO rejettent systématiquement les programmes sans ces informations.
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Suivi apprenants · Documents obligatoires à chaque session
Kit suivi apprenant · Feuille d'émargement + attestation + évaluation de satisfaction
Ce kit regroupe les 3 documents à produire pour chaque session et chaque apprenant. Ils constituent vos preuves de réalisation en cas de contrôle DREETS, d'audit OPCO ou de procédure de certification Qualiopi.
Feuille d'émargement · à utiliser pour CHAQUE session
Mentions obligatoires sur la feuille d'émargement
- En-tête : Nom de l'OF · NDA · Intitulé exact de la formation
- Date et horaires : précis · la feuille doit distinguer matin et après-midi (demi-journées)
- Nom + prénom de chaque participant : colonne dédiée + signature manuscrite (ou électronique conforme eIDAS)
- Signature du formateur : obligatoire pour chaque demi-journée
- Format recommandé : une ligne par participant, une colonne par demi-journée
- Archivage : 5 ans minimum après la fin de la formation
Attestation de fin de formation · mentions légales obligatoires
Contenu de l'attestation (art. L6353-1 du Code du travail)
- Intitulé de la formation : [reprendre l'intitulé exact]
- Objectifs et nature de la formation : [résumé en 2-3 lignes]
- Durée suivie : [XX heures effectives · distinguer si assiduité partielle]
- Dates de réalisation : [du XX/XX/XXXX au XX/XX/XXXX]
- Résultats de l'évaluation : [obtenu / non obtenu / mention · selon votre grille]
- Compétences attestées : [liste des objectifs validés, ou mention « cf. programme »]
- Nom et signature du responsable de l'OF : + date + cachet si applicable
- Nom et prénom du bénéficiaire : mention expresse
Questionnaire de satisfaction à chaud · indicateur 11 Qualiopi
Questions recommandées (échelle 1-5 ou 1-10)
- La formation a-t-elle répondu à vos attentes initiales ? (1-5)
- Les objectifs pédagogiques ont-ils été clairement définis et atteints ? (1-5)
- Le contenu de la formation était-il adapté à votre niveau et votre pratique ? (1-5)
- Les méthodes pédagogiques utilisées étaient-elles adaptées et variées ? (1-5)
- Comment évaluez-vous les compétences pédagogiques du formateur ? (1-5)
- Les supports remis sont-ils utilisables dans votre contexte professionnel ? (1-5)
- Recommanderiez-vous cette formation à un(e) collègue ? (Oui / Non / Peut-être)
- [Champ libre] : Qu'avez-vous le plus apprécié dans cette formation ?
- [Champ libre] : Quels points d'amélioration suggéreriez-vous ?
Archivage : Conservez TOUTES les feuilles d'émargement et attestations 5 ans minimum. La DREETS peut demander communication de ces documents jusqu'à cette date lors d'un contrôle administratif. Numérisez-les et classez-les par formation et par date.
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Référentiel · Pour comprendre et anticiper les exigences
Repères Qualiopi · 7 critères, indicateurs clés et guide des financements
Qualiopi repose sur 7 critères et 32 indicateurs. Cette grille vous permet de comprendre ce que le référentiel exige et d'identifier où vous en êtes : à titre informatif. La démarche de certification elle-même est à mener avec un organisme certificateur agréé (AFNOR, Bureau Veritas, SGS…).
⚠ Cette grille est fournie à titre informatif : le référentiel officiel et la liste des certificateurs sont disponibles sur qualite-formation.fr (site officiel du ministère du Travail).
Critère 1 · Information du public
- Les conditions d'accès à vos offres sont clairement communiquées (site, plaquette)
- Les délais entre la demande et le début de la formation sont indiqués
- Les modalités pédagogiques et les certifications visées sont précisées
- Les indicateurs de résultats (taux de satisfaction, taux de réussite) sont publiés
Critère 2 · Identification des objectifs
- Les objectifs de chaque action de formation sont formalisés par écrit
- Les besoins du bénéficiaire sont identifiés en amont (analyse des besoins)
- Les prérequis sont vérifiés avant l'entrée en formation
- Les programmes sont déclinés en séquences pédagogiques
Critère 3 · Adaptation de la prestation
- Les modalités pédagogiques sont adaptées aux publics et aux objectifs
- Un dispositif d'accueil et de positionnement des apprenants est mis en œuvre
- Les situations de handicap font l'objet d'une procédure de traitement
- Les modalités peuvent être ajustées si les besoins évoluent
Critère 4 · Adéquation des moyens
- Votre CV, vos qualifications et votre expérience sont documentés
- Les équipements, outils et locaux sont adaptés à la formation dispensée
- En cas de sous-traitance : les formateurs sous-traitants ont des qualifications équivalentes
Critères 5 & 6 · Qualification et développement
- Votre propre plan de développement des compétences est formalisé
- Vous réalisez une veille légale, pédagogique et sectorielle
- Vous collectez et analysez les retours terrain pour améliorer vos pratiques
Critère 7 · Investissement dans la qualité
- Un processus de collecte des réclamations est formalisé et documenté
- Vous mesurez la satisfaction à chaud ET à froid pour chaque action
- Vous analysez les résultats et mettez en œuvre des actions d'amélioration
- Vos indicateurs de résultats sont mis à jour et publiés annuellement
- J'ai un programme formalisé pour chaque action de formation (critère 2)
- J'utilise un questionnaire de positionnement avant chaque formation (critère 3)
- J'ai désigné un référent handicap (critère 3)
- Mon CV et mes qualifications sont documentés et à jour (critère 4)
- Je réalise une évaluation des acquis à chaud pour chaque formation (critère 5)
- Je mène une évaluation à froid 30 à 60 jours après chaque formation (critère 6)
- J'ai une procédure de gestion des réclamations écrite (critère 7)
- Je publie mes indicateurs de résultats annuellement (critère 7)
- J'ai un plan de développement de mes propres compétences (critère 6)
- Je réalise une veille réglementaire et pédagogique documentée (critère 6)
Guide des financements accessibles selon votre situation
| Dispositif | À qui s'adresse-t-il ? | Qualiopi requis ? | Interlocuteur |
|---|---|---|---|
| CPF (Mon compte formation) | Salariés et demandeurs d'emploi · financement individuel | Oui + certification RS | Caisse des dépôts (Moncompteformation.gouv.fr) |
| Plan de développement des compétences (OPCO) | Salariés d'entreprises clientes · formation décidée par l'employeur | Oui | OPCO dont relève l'entreprise cliente |
| Pro-A (reconversion) | Salariés en reconversion ou en évolution de qualification | Oui | OPCO + branche professionnelle |
| France Travail (ex-Pôle emploi) | Demandeurs d'emploi inscrits | Oui | France Travail · inscription sur Kairos |
| Conseil régional | Demandeurs d'emploi + publics prioritaires | Oui généralement | Service formation de la Région concernée |
| Auto-financement / financement privé | Particuliers, entreprises sur fonds propres | Non requis | Relation directe avec le client |
Qualiopi = sésame pour les fonds publics : Sans Qualiopi, vous ne pouvez pas accéder aux financements CPF, OPCO, Pôle emploi ou Région. Les formations auto-financées ou inter-entreprises sur fonds propres restent accessibles. Si votre modèle repose sur les financements publics, anticipez au minimum 12 mois de préparation Qualiopi.