Boîte à outils · RH & conformité sociale
Vos outils RH.
Prêts à l'emploi.
6 ressources pour commencer à structurer vos obligations sociales : sans partir de zéro.
Progression de votre conformité RH
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01
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Document unique · Obligation légale depuis 2001
Checklist DUERP · Rédiger votre document unique d'évaluation des risques
Suivez ces étapes dans l'ordre. Cochez chaque point au fur et à mesure de votre travail. Le DUERP doit être mis à jour chaque année et lors de tout changement significatif (nouveau poste, sinistre, réorganisation).
| Étape | Précision | |
|---|---|---|
| Désigner le responsable de la rédaction du DUERP | Gérant, DRH, ou référent sécurité | |
| Identifier toutes les unités de travail (postes, zones, ateliers) | Même les bureaux et postes administratifs | |
| Lister les risques pour chaque unité de travail | Chutes, TMS, stress, bruit, produits chimiques… | |
| Évaluer chaque risque : fréquence × gravité | Grille 1-3 ou 1-5 selon votre méthode | |
| Prioriser les risques (ceux à traiter en premier) | Niveau de criticité calculé | |
| Définir des actions de prévention pour chaque risque prioritaire | Mesures techniques ou organisationnelles | |
| Associer un responsable et une date à chaque action | Sans délai = sans résultat | |
| Mettre le document en forme et le dater | Document daté + version obligatoires | |
| Le rendre accessible à tous les salariés | Affichage ou intranet · obligation légale | |
| Conserver les versions précédentes (au moins 40 ans) | Archivage sécurisé obligatoire depuis 2022 | |
| Planifier la prochaine mise à jour (J+1 an maximum) | Inscrire la date dans votre agenda dès maintenant |
⚠ Important : Depuis la loi du 11 mai 2026, le DUERP doit être conservé 40 ans et doit comporter un programme annuel de prévention. L'amende administrative pour défaut de DUERP est fixée à 4 000 € par salarié. Pour une conformité totale, Ariès ARF vous accompagne dans la rédaction adaptée à votre secteur.
02
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Formation · Obligation tous les 2 ans dès le 1er salarié
Trame d'entretien professionnel · Questions et structure
L'entretien professionnel n'est pas un entretien d'évaluation. Il porte sur les perspectives d'évolution professionnelle du salarié : formation, qualification, emploi. Utilisez ces questions comme base · à adapter à votre secteur et à la relation que vous avez avec le salarié.
Introduction (5 min) · Cadrer l'entretien
- Rappeler l'objet de cet entretien : il ne s'agit pas d'évaluer les performances, mais de parler de l'avenir professionnel du salarié
- Indiquer que le compte-rendu sera signé par les deux parties
- Préciser que cet entretien a lieu tous les 2 ans minimum
Bilan des 2 dernières années (15 min)
- Avez-vous bénéficié d'une formation depuis notre dernier entretien professionnel ?
- Avez-vous acquis de nouvelles compétences ou qualifications ? Si oui, lesquelles ?
- Votre poste ou vos missions ont-ils évolué depuis 2 ans ?
- Avez-vous utilisé votre CPF ? Avez-vous un projet de formation en cours ?
Perspectives d'évolution (20 min)
- Où vous voyez-vous dans 2 à 5 ans sur le plan professionnel ?
- Y a-t-il des compétences que vous souhaiteriez développer ?
- Avez-vous un projet de reconversion ou de montée en compétences à nous partager ?
- Quelles formations ou certifications vous seraient utiles dans votre travail actuel ?
- Y a-t-il des missions ou responsabilités que vous aimeriez prendre en charge ?
Actions et engagements (10 min)
- Quelle(s) action(s) concrète(s) pouvons-nous planifier ensemble ?
- Quel accompagnement vous apporterons-nous ? (financement CPF, OPCO, plan de développement)
- À quelle date ferons-nous le point sur ces engagements ?
À formaliser dans le compte-rendu
- Date de l'entretien et noms des participants
- Formations suivies depuis le dernier entretien (avec dates)
- Éléments de certification ou qualification obtenus
- Actions de formation envisagées avec calendrier prévisionnel
- Signature du salarié et de l'employeur
- Archiver le document · il est exigible en cas de contrôle
⚠ Rappel légal : En l'absence d'entretien professionnel tous les 6 ans, l'employeur doit verser 3 000 € d'abondement CPF par salarié concerné (entreprises ≥ 50 salariés). Pour toutes tailles : le salarié peut contester en prud'hommes l'absence de toute perspective d'évolution.
03
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Recrutement & contractuel · Bonne pratique essentielle
Modèle de fiche de poste · Structure complète CDI / CDD
Une fiche de poste solide réduit le risque de requalification et de litige prud'homal. Elle sert aussi de base à votre annonce de recrutement, à l'entretien et à l'intégration. Complétez chaque section en remplaçant les [crochets].
Identification du poste
- Intitulé du poste : [à compléter] · utiliser l'intitulé exact prévu dans le contrat de travail
- Classification : [Coefficient / Niveau selon convention collective applicable]
- Type de contrat : [CDI / CDD · motif si CDD]
- Durée du travail : [35h / temps partiel · préciser le volume horaire]
- Lieu de travail : [adresse principale + mention si déplacements fréquents]
- Rattachement hiérarchique : [intitulé du N+1 / service]
- Date de prise de poste souhaitée : [à compléter]
Mission principale
- Rédigez 2 à 3 phrases synthétiques décrivant la finalité du poste : ce à quoi il contribue dans l'organisation
- Exemple : « Le/la [intitulé] est responsable de [mission centrale] au sein du service [X], dans l'objectif de [résultat attendu]. »
Activités et responsabilités
- [Activité 1] · fréquence ou part de temps estimée
- [Activité 2] · préciser si autonomie ou délégation
- [Activité 3] · outils ou logiciels utilisés le cas échéant
- [Activité 4] · interactions internes ou externes associées
- [Activité 5] · préciser les indicateurs de performance si existants
Compétences requises
- Formation et diplômes : [niveau minimum requis · ne pas sur-qualifier inutilement]
- Expérience : [exigée / souhaitée · préciser le domaine]
- Compétences techniques (savoir-faire) : [lister les outils, méthodes, logiciels]
- Compétences comportementales (savoir-être) : [autonomie, rigueur, sens du contact…]
- Habilitations ou certifications nécessaires : [CACES, habilitations électriques, etc. le cas échéant]
Conditions particulières
- Déplacements : [fréquence et zone géographique]
- Télétravail possible : [oui / non / partiel · conditions]
- Horaires atypiques ou astreintes : [oui / non · précisions]
- Port de charge ou exposition à des risques : [si applicable]
Attention : Vérifiez que l'intitulé du poste correspond à la grille de classification de votre convention collective. Un coefficient sous-évalué peut entraîner un redressement URSSAF et une condamnation prud'homale pour salaire insuffisant.
04
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Intégration · Du premier jour au premier mois
Checklist onboarding salarié · Accueil structuré
Un onboarding raté est la première cause de départ prématuré. Ce planning couvre les 30 premiers jours. Cochez chaque étape au fur et à mesure. Adaptez les délais à votre contexte.
Avant J
Préparation avant l'arrivée
- Contrat de travail signé et remis
- Poste de travail, ordinateur, accès configurés
- Badge, clés, accès bâtiment préparés
- Email professionnel créé
- Équipe informée de l'arrivée (nom, poste, date)
- Accès aux outils métier demandés (logiciels, plateformes)
- Programme du premier jour rédigé
J+0
Premier jour
- Accueil par le manager dès l'arrivée (pas de délégation)
- Tour des locaux + présentation à l'équipe
- Remise du règlement intérieur et accusé de réception
- Présentation des consignes de sécurité et affichages obligatoires
- Prise en main du poste de travail et des outils
- Déjeuner avec l'équipe si possible
- Point bilan en fin de journée (15 min)
J+7
Première semaine · Montée en autonomie
- Formation aux processus internes (facturation, outils, reportings)
- Rencontres avec les interlocuteurs clés (fournisseurs, clients si pertinent)
- Premières missions confiées avec suivi rapproché
- Bilan de fin de semaine : difficultés ? besoins ?
J+30
Fin du premier mois · Bilan d'intégration
- Entretien bilan (30 à 45 min) : ressenti, difficultés, ajustements
- Vérification des accès et outils (tout est-il opérationnel ?)
- Confirmation des objectifs pour la période d'essai
- Planification de la visite médicale d'embauche si non encore effectuée
- Archiver le compte-rendu du bilan d'intégration
Rappel : La rupture d'une période d'essai doit être motivée par des faits objectifs liés aux compétences professionnelles du salarié. Une rupture abusive peut être requalifiée en licenciement sans cause réelle et sérieuse. Documentez vos échanges dès le premier jour.
05
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Obligations légales · Dès le 1er salarié
Guide des affichages obligatoires · Ce qu'on doit afficher, où et comment
Les affichages obligatoires doivent être visibles et accessibles pour tous les salariés. En cas de contrôle inspecteur du travail, chaque manquement peut entraîner une amende de 1 500 €. Vérifiez votre tableau d'affichage dès aujourd'hui.
| Document à afficher | Obligation | Où ? | Mise à jour |
|---|---|---|---|
| Intitulé et adresse de l'inspecteur du travail compétent | Tous | Lieu de travail accessible | Si changement |
| Coordonnées des secours (SAMU 15, pompiers 18, police 17) | Tous | Lieu de travail + entrée | À vérifier annuellement |
| Convention collective applicable + lieu de consultation | Tous | Panneau d'affichage | Si changement de convention |
| Horaires de travail et repos hebdomadaire | Tous | Lieu de travail | Si modification d'horaires |
| Règlement intérieur (entreprises ≥ 50 salariés) | ≥ 50 salariés | Local de travail | Si modification |
| Consignes incendie et plan d'évacuation | Tous | Chaque local, entrées | Si modification des locaux |
| Interdiction de fumer et vapoter | Tous | Entrées, lieux de travail | Non requis |
| Numéro du référent harcèlement sexuel | ≥ 11 salariés | Lieu de travail visible | Si changement de référent |
| Voies de recours contre la discrimination | Tous | Panneau d'affichage | Si changement légal |
| Information sur la mutuelle obligatoire (dispenses d'adhésion) | Tous | Panneau ou remise en mains propres | Si changement de contrat mutuelle |
Conseil pratique : Conservez une photo datée de votre panneau d'affichage chaque année. En cas de contrôle, c'est la preuve la plus simple à produire. Optez pour des affichettes plastifiées pour éviter les dégradations.
06
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Réglementation · Obligations par effectif
Checklist de conformité RH par seuil d'effectif
En France, chaque seuil d'effectif déclenche de nouvelles obligations. Identifiez votre seuil actuel et vérifiez que tout est en place. Ces obligations s'appliquent dès que le seuil est atteint pendant 12 mois consécutifs.
Dès le 1er salarié
- Contrat de travail écrit (CDI, CDD)
- Affichages obligatoires en place
- DUERP rédigé et accessible
- Suivi médical (visites d'embauche)
- Mutuelle collective obligatoire
- Entretiens professionnels (tous les 2 ans)
- Registre du personnel
- Déclaration DPAE avant toute embauche
À partir de 11 salariés
- Élection du CSE obligatoire
- Référent harcèlement sexuel à désigner
- Participation aux résultats (si bénéfice fiscal)
- Mise en place d'un accord d'intéressement possible
- Plan de développement des compétences
À partir de 20 salariés
- Obligation d'emploi des travailleurs handicapés (OETH) : 6 % de l'effectif
- Représentation équilibrée des femmes et des hommes au CSE
À partir de 50 salariés
- Règlement intérieur obligatoire
- CSE avec attributions économiques renforcées
- Index égalité professionnelle H/F à publier
- Plan de sauvegarde de l'emploi (PSE) si licenciement collectif
- Entretien professionnel tous les 6 ans avec bilan (ou 3 000 €/salarié CPF)
- Participation financière obligatoire aux résultats
- Accord de GPEC si accord de branche applicable
Attention aux seuils qui approchent : Si vous êtes à 9 ou 19 salariés, anticipez. Le franchissement de seuil à 11 ou 20 salariés déclenche des obligations dans les 12 mois. Mieux vaut s'y préparer que de courir après la conformité.